COME AGGIUNGERE UN MEMBRO AL TEAM DI SVILUPPO IN CORSO D'OPERA

Quello che sto per trattare è uno dei più difficili compiti di un Project Manager: aggiungere un nuovo membro al team di sviluppo, durante l'esecuzione di un progetto. Dopo varie esperienze personali ed articoli specializzati desidero condividere alcune linee guida da seguire per rendere la cosa il più "indolore" possibile.

Spesso capita di essere in ritardo nella consegna dei lavori e il PM deve prendere la decisione di aggiungere un membro allo staff per cercare di velocizzare i tempi e rispettare le scadenze. Per prima cosa si deve mantenere la calma e non mostrare ai propri collaboratori l'ansia da consegna, di fatto lo stress di un superiore si riflette in maniera negativamente esponenziale sul rendimento dei sottoposti.

Non dimentichiamo anche che, essendo in ritardo con i tempi, il team di sviluppo molto probabilmente sta passando un momento di impegno continuo e senza pause che sta portando ad un comprensibile calo di rendimento. Facendo una previsione elementare viene naturale pensare che la cosa migliore sia aggiungere un componente al team. 

Come mai l'aggiunta di un componente al team di sviluppo sembra sempre la cosa più rischiosa da intraprendere? Aggiungere un nuovo membro al personale comporta la difficoltà nell'integrare un "ignorante" in un gruppo di "esperti" (esperti dell'attuale progetto, in quanto hanno effettuato una profonda analisi dei problemi, cosa che il nuovo arrivato non ha fatto) togliendo ancora più risorse al progetto e causando un ritardo ulteriore.

Il modello FSNP

L'unico modo che si ha per "ammortizzare" l'entrata di un nuovo membro è quello di "istruire" il team al cambiamento, durante il processo produttivo. Suddivido le fasi dello sviluppo secondo il modello FSNP di Bruce Tuckman secondo cui un progetto si divide in quattro step:

1. Forming (analisi): il team è ignorante, non ha ancora chiaro gli obiettivi e sta effettuando l'analisi del problema. In questa fase è il PM a dare la direzione e guidare il team.
2. Storming (condivisione): il team si riunisce e si confronta per mettere insieme le idee migliori e considerare i problemi. In questa fase il PM deve essere in grado di bloccare per tempo l'inseguimento della strada sbagliata.
3. Norming (decisione): il team sceglie la strada da seguire ed ha ben chiaro come risolvere il problema e raggiungere gli obiettivi. Da questo punto in poi il lavoro di PM si può considerare solo di guida psicologica.
4. Performing (sviluppo): il team sa cosa deve fare e come farlo. 

Come e quando aggiungere il nuovo membro

Adesso vediamo l'impatto che ha il nuovo membro sul team nelle quattro fasi di Tuckman e come fare per integrarlo al meglio:

1. Forming (analisi): Nessun impatto. Questo è il momento migliore per l'aggiunta di un membro, la sua integrazione sarà immediata in quanto il difetto di conoscenza è minore. 
2. Storming (condivisione): durante la riunione vengono emotivamente eletti dei leader della discussione, spesso i membri con uno spiccato senso di diplomazia, l'aggiunta del nuovo membro mette in discussione questi individui e può portare ad una discriminazione (l'ultimo arrivato ci deve mettere bocca?). Compito del PM è quello di affiancare il nuovo membro il più vicino possibile a coloro che hanno le sue stesse competenze e deve essere presente durante il processo di integrazione del nuovo membro garantendo che l'operazione venga compiuta senza spargimento di sangue.
3. Norming (decisione): il team ha lavorato sodo per giungere ad una decisione condivisa, l'aggiunta di un nuovo membro rischia di tornare inconsapevolmente alla fase di Storming se non si sta attenti. L'unico modo che ha un PM di integrare un nuovo membro è di convincere il team di averne bisogno (armatevi di diagrammi di Gantt, di Venn e flowchart pur di convincerli). Se il team torna alla fase di Storming avete fallito, ma non tutto è perduto.
4. Performing (sviluppo): il team si è messo a lavoro, l'aggiunta di un nuovo membro può causare la chiusura dei pc e il ritorno in sala riunioni ma questo non deve accadere. Il nuovo membro è ignorante e rischia di fare danni, è il PM che deve effettuare per lui un riassunto delle fasi di Forming e Storming, addestrarlo per diminuire il più possibile il divario fra le sue conoscenze e quelle del team per poi affiancarlo alla risorsa più in difficoltà. L'abilità del PM è quella di capire per tempo se si sta causando un danno e cambiare la risorsa il più velocemente possibile con un'altra sperando che l'integrazione possa essere migliore.